4 Tipps, um bessere E-Mails bei der Arbeit zu verfassen

Ob es dir nun gefällt oder nicht, E-Mail ist zu einem der wichtigsten Kommunikationsmittel am Arbeitsplatz geworden. Tatsächlich wird geschätzt, dass ein durchschnittlicher Mitarbeiter ein Drittel seiner Arbeitszeit damit verbringt, E-Mails zu bearbeiten. Deshalb ist es wichtig, diese Botschaften so professionell wie möglich zu verfassen und zu beantworten. Nun folgen einige hilfreiche Ratschläge, die dir helfen können bessere E-Mails zu verfassen und dabei auch noch deine Karriere ankurbeln.

1. Wähle deine Betreffzeilen mit Bedacht aus

Viele denken nicht lange über ihre  E-Mail-Betreffzeilen nach, während andere sogar regelmäßig Nachrichten abschicken, ohne überhaupt Betreffzeilen einzufügen. Aber das Konstruieren der richtigen Betreffzeile könnte den Unterschied zwischen sofortigem Lesen deiner Nachricht und dem Ignorieren der Nachricht ausmachen.

Kommen wir nun zur Sache: Deine Betreffzeile sollte möglichst nicht zwei Sätze lang sein, sondern darauf abzielen, den Inhalt deiner Nachricht in wenigen Worten zu vermitteln. Beispielsweise ist “Projekt Keystone” eine wesentlich effizientere Betreffzeile als “Ich muss irgendwann nächste Woche mit dir Projekt Keystone besprechen”.

Außerdem, solltest du erwähnen, wenn deine Nachricht dringend ist, aber nur, wenn es wirklich wichtig ist. Andernfalls könnten die Leute, die es lesen, darüber verärgert sein und beschließen nicht mehr prompt zu reagieren.

2. Nimm dir die Zeit zum Korrekturlesen

Von dir wird nicht unbedingt erwartet, dass du die gleiche Menge an Aufwand in herkömmliche E-Mails steckst, wie in einen hochkarätigen Bericht oder in eine Präsentation. Allerdings solltest du niemals davon ausgehen, dass der direkte Empfänger deiner Nachricht die einzige Person ist, die dies jemals lesen wird. Man weiß nie, wann jemand eine deiner E-Mails an eine höhere Instanz weiterleiten möchte. Deshalb ist es umso besser,  je professioneller du klingst.

Nimm dir zu diesem Zweck eine Minute Zeit, nachdem du jede Nachricht verfasst hast, um sie noch einmal durchzulesen. Wenn du das laut machen kannst, ist das umso besser, denn dann ist es sogar noch wahrscheinlicher Fehler zu finden. Außerdem solltest du deine  E-Mails immer durch ein Rechtschreibprüfprogramm laufen lassen. Es ist ein einfacher Weg, um eklatante Fehler zu eliminieren, die dich weniger intelligent aussehen lassen könnten, als du wirklich bist.

3. Sende nicht nur Teilantworten

Es ist nicht immer einfach, sich Zeit für die Beantwortung von E-Mails zu nehmen. Wenn also eine Frist verstreicht und eine Reihe von Nachrichten eintreffen, ignoriere sie am besten bis du wirklich in der Lage bist, sie anständig zu beantworten. Wenn du einen kurzen Einzeiler als Antwort auf eine Nachricht zurück sendest, die eine ausführlichere Antwort erfordert, sparst du dir keine Zeit; wenn überhaupt, verschwendest du deine Zeit, indem du deine Arbeit unterbrichst, um diese schnelle Antwort zu verfassen.

Allerdings gibt es Ausnahmen von dieser Regel. Wenn dein Vorgesetzter oder eine Firma dir E-Mails schickt und du weißt, dass die Antwort einige Zeit in Anspruch nehmen wird, kannst du aus Höflichkeit kurz antworten: “Ich stehe gerade kurz vor einer Deadline, aber Sie können morgen eine gründliche Antwort erwarten”. Auch wenn du einen Kollegen hast, der wahrscheinlich zu deinem Schreibtisch hinüber marschieren und eine Antwort verlangen wird, wenn du nicht sofort antwortest, kannst du die gleiche Technik anwenden. Andernfalls wartest du am besten, bis du ein ausreichend Zeit hast, um deine E-Mails vollständig beantworten zu können.

4. Denk daran, dass E-Mails keinen Ton aussenden

Eine knifflige Sache, die von vielen Arbeitnehmern übersehen wird, ist, dass E-Mails im Gegensatz zu persönlichen Gesprächen oder Telefongesprächen keinen Ton wiedergeben. Wenn du also sachlich antwortest, kann es manchmal übermäßig stumpf wirken, auch wenn das nicht deine Absicht ist.

Stell dir vor, du wirst in einer E-Mail gebeten, etwas zu tun, das weit außerhalb deines Verantwortungsbereichs liegt. Vielleicht antwortest du  mit “Sorry, aber so etwas mache ich normalerweise nicht” und denkst, dass das in Ordnung ist. Aber vom Standpunkt des Empfängers aus gesehen, könnte es als unhöflich empfunden werden. Deshalb lohnt es sich oft, sich für Höflichkeiten Zeit zu nehmen, wenn man auf E-Mails antwortet. In unserem Beispiel würde dies weniger hart klingen, wenn man es folgendermaßen formuliert: “Es tut mir leid, aber ich habe mich noch nie damit beschäftigt, und ich weiß nicht, ob mein Vorgesetzter Ihre Anfrage genehmigen würde”.

Je ausgefeilter du per E-Mail klingst, desto besser ist es auch für deine Karriere. Folge diesen Tipps, und mit etwas Glück wirst du als solider Kommunikator von vielen im Büro anerkannt.